Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem danych?

W zależności od celu przetwarzania danych administratorem może być:

A. Administrator danych dla kontaktu przez stronę / obsługi technicznej strony

Kacper Kulikowski (działalność nierejestrowana, marka handlowa „Klienci24”)
e-mail: kontakt@klienci24.pl
tel.: +48 555 123 456

B. Administrator danych dla rezerwacji i realizacji usługi tatuażu

Salon/studio tatuażu, którego dotyczy dana strona / rezerwacja (dane salonu powinny być wskazane na stronie kontaktowej i w stopce).

2. Jakie dane przetwarzamy?

• formularz kontaktowy: imię, numer telefonu, adres e-mail, treść wiadomości,
• rezerwacja wizyty (ZenCal / system rezerwacji): imię, nazwisko, dane kontaktowe, wybrany termin, ewentualne informacje podane przy rezerwacji,
• chatbot AI: treść wiadomości wpisanych przez użytkownika (z zastrzeżeniem, by nie podawać danych poufnych),
• dane techniczne: np. adres IP, dane o urządzeniu, przeglądarce, pliki cookies (w zakresie wynikającym z działania strony/narzędzi).

3. W jakich celach i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane?

Przetwarzamy dane w następujących celach:

Obsługa zapytań z formularza kontaktowego
- cel: odpowiedź na wiadomość, kontakt w sprawie zapytania
- podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora – obsługa korespondencji) lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań przed zawarciem umowy, jeśli zapytanie dotyczy oferty/rezerwacji).

Obsługa rezerwacji wizyty / konsultacji
- cel: umówienie terminu, kontakt organizacyjny, obsługa rezerwacji
- podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem).

Obsługa i analiza rozmów z chatbotem AI
- cel: udzielenie informacji oraz analiza potrzeb klientów / usprawnienie oferty
- podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).
- Użytkownik nie powinien wpisywać danych poufnych ani szczególnych kategorii danych.

Zapewnienie działania strony, bezpieczeństwa i diagnostyki
- cel: utrzymanie strony, bezpieczeństwo, wykrywanie błędów
- podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Cookies / technologie podobne
- cele i podstawy opisane w Polityce cookies (w zależności od rodzaju cookies: niezbędne lub zgoda użytkownika).

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

• Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymania odpowiedzi.
• Podanie danych przy rezerwacji jest dobrowolne, ale niezbędne do dokonania rezerwacji.
• W przypadku chatbotu podanie danych w treści wiadomości zależy od użytkownika — zalecamy nie podawać danych wrażliwych ani poufnych.

5. Odbiorcy danych (komu dane mogą być przekazywane)

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym działanie Strony i obsługę kontaktu/rezerwacji, w szczególności:

• Formspree (obsługa formularza kontaktowego),
• ZenCal (obsługa rezerwacji),
• dostawca chatbotu AI (np. narzędzie osadzone ze strony noupe.com / dostawca usługi chatbot),
• dostawcy hostingu / infrastruktury / poczty e-mail,
• dostawcy usług IT i wsparcia technicznego,
• podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa (jeżeli wystąpi taki obowiązek).

Jeżeli którykolwiek z dostawców przetwarza dane poza EOG, odbywa się to na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych (np. standardowych klauzul umownych), zgodnie z politykami tych dostawców.

6. Jak długo przechowujemy dane?

• Dane z formularza kontaktowego – przez okres niezbędny do obsługi korespondencji, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Dane rezerwacyjne – przez okres niezbędny do obsługi rezerwacji i realizacji usługi oraz przez okres wymagany przepisami / okres przedawnienia roszczeń.
• Dane z chatbotu – przez okres niezbędny do analizy potrzeb klientów i doskonalenia obsługi, nie dłużej niż jest to uzasadnione celem.
• Dane techniczne / cookies – zgodnie z okresem życia plików cookies lub ustawieniami dostawców.

7. Twoje prawa (RODO)

Masz prawo do:

• dostępu do danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• sprzeciwu wobec przetwarzania (gdy podstawą jest uzasadniony interes),
• przenoszenia danych (gdy podstawą jest umowa lub zgoda i przetwarzanie odbywa się automatycznie),
• wniesienia skargi do Prezesa UODO.

8. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Co do zasady dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Chatbot AI ma charakter informacyjny i pomocniczy.

9. Dane dzieci / osób niepełnoletnich

Strona nie jest kierowana bezpośrednio do dzieci. W przypadku rezerwacji dotyczących osób niepełnoletnich obowiązują zasady określone przez Salon i przepisy prawa.

10. Kontakt w sprawach prywatności

W sprawach dotyczących danych osobowych skontaktuj się:
- e-mail: kontakt@klienci24.pl
- tel.: +48 555 123 456

11. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w razie zmian funkcjonalności Strony, dostawców usług lub przepisów prawa. Aktualna wersja jest publikowana na Stronie.